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6 Pasos en la Capacitación

Sunday, 04 October 2015 22:54 Written by  José Antonio Morales

6 pasos importantes  en la capacitación para solucionar problemas reales

1.      Detección de la necesidad o requerimientos de capacitación

En este punto debo ser muy enfático de la manera en la que debemos, determinar cuál es nuestra necesidad acorde al puesto (os) que estemos evaluando. Ya que no se trata de capacitar por capacitar o por cumplir con un sistemas de gestión de calidad (ISO) o simplemente por acabarnos el presupuesto para deducir impuestos.

 

Para este  primer procedimiento podemos utilizar:

  • Encuestas; es recabar información con la aplicación de un cuestionario simple.
  • Entrevistas; es mantener un dialogo con el jefe directo del empleado para determinar sus áreas de oportunidad.
  • Observación; como su nombre lo indica es observar la conducta de su trabajo y compararla con las competencias que requieren su puesto.
  • Descripción y perfil de puesto; consiste en analizar sus funciones y las competencias inherentes a la persona que lo desempeña, en resumen es un comparativo entre lo que se requiere contra lo que hace.
  • Evaluación de desempeño; con esta evaluación se compara el desempeño de la persona contra los estándares establecidos para el puesto.

Para este primer paso se puede determinar con un procedimiento interno o bien contratar a un consultor externo que haga la aplicación y el diagnostico de las herramientas.

2.      Diseño del programa de capacitación

Una vez que tenemos detectada la necesidad, a través de nuestras herramientas aplicadas, tenemos que determinar ¿cómo? y ¿Qué? usaremos para diseñar nuestro programa, tomado en cuenta dos factores primordiales para esto:

  • Reflejar los planes generales  del personal en la empresa.
  • Derivarlos de las metas de la organización.

3.      Recursos

Esto quiere decir, cuales son los elementos y recursos que tenemos para llevar a cabo nuestra estrategia de capacitación y así cumplir con las expectativas del programa, en aras siempre del objetivo general de la empresa.

Algunos de los recursos de los que podemos echar mano son los siguientes:

 

  • Cursos; desarrolla la adquisición de conocimientos, habilidades y actitudes.
  • Conferencias; son breves, de alto impacto, claras y con claves precisas, pero sobre todo de interés general.
  • Talleres; es un evento de capacitación que desarrolla temas vinculados a la práctica.
  • Seminarios; tiene como objetivo la investigación o estudio de temas relacionados con la empresa.

 4.      Implementación

Este punto es a mi parecer de los más importantes, ya que es la acción que tomaremos para medir los resultados que arrojen nuestra estrategia de capacitación y donde podremos evaluar el aprendizaje obtenido en cualquiera de los recursos que hayamos seleccionado para llevar acabo nuestro programa de capacitación. Para este efecto debemos utilizar:

 

  • Métricas de avances.
  • Tareas.
  • Compromisos.
  • Resultados.
  • Involucrados.

 5.      Seguimiento

Si las estrategias y las acciones que implementamos no tienen un seguimiento adecuado, se puede perder todo el trabajo hecho en los puntos anteriores y esto no significa que nuestra estrategia de capacitación este equivocada, simplemente no se están ejecutando de manera correcta los procesos descritos en la estrategia. Es por esto que la supervisión de manera personalizada con los responsables de la ejecución es imprescindible.

Algunos mecanismos que podemos utilizar para medir este resultado son: 

  • Plan de trabajo
  • Reportes.
  • Bitácoras.
  • Prácticas en salón y en campo.
  • Sistemas de SAP o CRM.

 6.      Evaluación Final

Es la parte final que haremos a través de una sencilla evaluación, de que nuestros  procesos están funcionando, lo que nos servirá para medir nuestro retorno de inversión en el programa de capacitación que detectamos en nuestro personal. Son contadas las veces que tenemos que reformular nuestro diseño del programa, esto solo tendríamos que hacerlo por alguna situación externa a la empresa pero que de manera directa se vea involucrada, y algunos ejemplos de esto puede ser; devaluaciones, cambio precipitado de nuestro personal, cambio de normas o reglamentos en los procesos que llevamos a cabo, (si es el caso), etc.

De esta manera tendremos un mejor control de nuestra inversión, pero aún mas de nuestras estrategias y procesos, pudiendo regresarnos en cualquier punto para revisar si estamos dejando de hacer algo o hacer cosas diferentes que nos den resultados diferentes. Recuerda que podemos cambiar mil veces de estrategia pero nunca de Meta.

 

Patricia Garrido
Social Manger, Coach y Desarrollo de Talento
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